Circulares a Terceros
Índice
- Índice
- Introducción
- Características
- Operatoria de Uso
- Detalle de Documentos
- Tabla: CircularClientes
- Confección de plantilla HTML en Microsoft Word
- Parámetros
Introducción
Enviar un comunicado a los clientes o preparar una circular para los empleados puede ser un arduo trabajo del departamento de administración. Recopilar información de los clientes, los contactos, ensobrar y los costes pueden hacer que esta tarea de hacer una circular para comunicar un cambio de horario o unas nuevas tarifas nos lleven días. Por lo tanto, es conveniente tener una herramienta para poder realizar las circulares de la manera más eficaz posible.El objetivo del presente informe es poder enviar mediante email o carta los comunicados o circulares a clientes, proveedores o empleados, obteniendo los datos directamente de la aplicación Tlmplus.
Características
La característica más importante del informe es la rapidez con que se puede hacer la gestión de enviar un comunicado a clientes o una circular a empleados. Sólo pulsando un par de botones, conseguimos hacer llegar a nuestros clientes la información queremos trasmitirles.- Posibilidad de filtrado de los clientes a los que enviar la circular o el comunicado.
- Parametrización completa del email a enviar para la reclamación de cobro: asunto, archivos adjuntos, plantilla del cuerpo del mensaje (html), campo "De", campo "CC"…
- Elección del contacto para enviar la circular de clientes, proveedores o empleados.
- Uso y creación de nuevos filtros personalizados, que hacen el uso del informe más intuitivo.
- Posibilidad de imprimir la circular o comunicado por si se quiere enviar por correo ordinario (por ejemplo, cuando no se conoce el email del remitente).
Operatoria de uso
Todo lo que se explica para la hoja de "CircularClientes" es completamente extensible para las hojas de "CircularProveedores" y "CircularEmpleados", ya que la manera de funcionar es prácticamente igual, sólo hay que buscar la información internamente de tablas distintas de la base de datos.Para confeccionar el informe situarse en la hoja "CircularClientes" y pulsar el botón Generar situado el parte superior. Aparecerá la ventana de selección, donde se deberá indicar la empresa, la fecha a partir de la cual se deben obtener los importes y los contactos que se mostrarán (por defecto, todos o los de un departamento en concreto).
Pulsar sobre el botón Aceptar para se inicie la lectura de los importes en cada uno de los apartados configurados. Cuando termina se indica mediante el mensaje apropiado.
Detalle de documentos
Se ha incluido en la parte superior de la hoja de "CircularClientes" un apartado para filtrar los clientes que tienen que recibir el comunicado. Se accede pulsando sobre el botón "+" que está a la izquierda y habría que rellenar los apartados correspondientes a "CircularClientes", que se detallan debajo de la pantalla adjunta:
Tabla: CircularClientes
Se obtienen los datos de los clientes que cumplen las condiciones establecidas en cada fila:Zona/Subzona Establecer los códigos de las zonas/subzonas asociadas a los clientes que se quieran seleccionar. Si se especifica más de una, se deben poner separados por comas.
Actividad/Subactividad Establecer los códigos de las zonas/subzonas asociadas a los clientes que se quieran seleccionar. Si se especifica más de una, se deben poner separados por comas.
Grupo/Subgrupo Establecer los códigos de las zonas/subzonas asociadas a los clientes que se quieran seleccionar. Si se especifica más de una, se deben poner separados por comas.
Bloqueado: Es obligatorio indicar si los efectos a considerar están marcados bloqueados en Tlmplus. Estos efectos pueden servir para contemplar los efectos de dudoso cobro y que no han sido marcados como impagados. Por defecto los bloqueados no aparecen en los listados de cartera, por lo que siguiendo el mismo criterio, dichos efectos pueden separarse del resto:
- 0 = No
- 1 = Sí
Enviar Publicidad: Para establecer si se quieren filtrar los clientes que deseen el envío de publicidad.
- 0 = No.
- 1 = Sí.
Exportar a PDA: Especifica si el cliente se copia a un fichero plano para exportar a PDA.
- 0 = No.
- 1 = Sí.
SQL: Sentencia SQL que se añadirá a la confeccionada por la aplicación.
Ejemplos:
- char1_gmtesoc LIKE '%RECLAMADO%'
- ref_ppg = 'ABONO'
Una vez filtrados estos clientes, al pulsar el botón "Generar" se obtienen los clientes desde TlmPlus y se presentan en la hoja. Esta hoja tiene activados por defecto los autofiltros, para poder seleccionar a qué clientes se van a enviar las reclamaciones de cobro. Hay que aclarar que sólo se envían los email o se imprimen las reclamaciones a los registros seleccionados a través de los autofiltros.
Con respecto a la configuración de los envíos de emails, aclarar que no se utiliza Microsoft Outlook, ya que este software no permite el envío automático y siempre pide confirmación. Por lo tanto, se ha usado un control interno que para que funcione correctamente, de manera automática y trasparente al usuario es necesaria la siguiente configuración. Se accede pulsando sobre el botón "+" que está a la izquierda, tal y como muestra la siguiente pantalla:
Con respecto a la configuración de los envíos de emails, aclarar que no se utiliza Microsoft Outlook, ya que este software no permite el envío automático y siempre pide confirmación. Por lo tanto, se ha usado un control interno que para que funcione correctamente, de manera automática y trasparente al usuario es necesaria la siguiente configuración. Se accede pulsando sobre el botón "+" que está a la izquierda, tal y como muestra la siguiente pantalla:
Los 6 primeros parámetros, Servidor SMPT, puerto, usuario, contraseña, autentificación y SSL, son los correspondientes a la configuración de la cuenta de correo usada. Se pueden obtener de la configuración de cuentas establecida en Microsoft Outlook.
El resto de parámetros son los que corresponden al email masivo a enviar. En el "De" hay que poner la dirección de la persona que envía. En "CC" se establece una dirección para que llegue copia y se pueda confirmar que se ha enviado ese email. En el apartado de Plantilla para el email y para la impresión, las plantillas html que compondrán el cuerpo del mensaje y en ficheros adjuntos, las rutas completas de los ficheros adjuntos que se añaden al email (separados por comas).
Además, se podrá seleccionar el contacto al que enviar el email haciendo doble-click en la columna correspondiente a los contactos y así seleccionar de entre los posibles el contacto elegido. Al hacer doble-click aparece una pantalla de selección de contactos:
El resto de parámetros son los que corresponden al email masivo a enviar. En el "De" hay que poner la dirección de la persona que envía. En "CC" se establece una dirección para que llegue copia y se pueda confirmar que se ha enviado ese email. En el apartado de Plantilla para el email y para la impresión, las plantillas html que compondrán el cuerpo del mensaje y en ficheros adjuntos, las rutas completas de los ficheros adjuntos que se añaden al email (separados por comas).
Además, se podrá seleccionar el contacto al que enviar el email haciendo doble-click en la columna correspondiente a los contactos y así seleccionar de entre los posibles el contacto elegido. Al hacer doble-click aparece una pantalla de selección de contactos:
Confección de plantilla HTML en Microsoft Word
Para confeccionar la plantilla que utilizaremos para el cuerpo del email o para imprimir, usaremos la aplicación Microsoft Word. Siempre usando el formato html, para que pueda usarse como cuerpo del email. Para introducir información desde Microsoft Excel hasta Microsoft Word se usan lo que se llaman marcadores en Word.
Cada columna de la hoja Excel puede ser un marcador en Word y traspasar la información del registro de esa columna a Word. Para ello, hay que copiar el nombre de la columna y crear nuevo marcador en Microsoft Word. Se hace en el menú "Insertar"+"Marcador" y crear uno nuevo.
Cada columna de la hoja Excel puede ser un marcador en Word y traspasar la información del registro de esa columna a Word. Para ello, hay que copiar el nombre de la columna y crear nuevo marcador en Microsoft Word. Se hace en el menú "Insertar"+"Marcador" y crear uno nuevo.
Con respecto a la plantilla de Microsoft Word, es muy recomendable incluir una tabla sin pintar los bordes para poder incluir dentro de ella los distintos formatos que nos haga falta. Si no se incluye esta tabla, los resultados pueden no ser los esperados, ya que los formatos pueden jugar malas pasadas.
Lo recomendable es incluir una tabla con 3 columnas, la primera y última columna corresponderían a los márgenes izquierdo y derecho. Y crear tantas filas como formatos distintos sean necesario incluir, más 2 filas (primera y última) que corresponderían a el encabezado (para los logos por ejemplo) y al pié de página.
Parámetros
La hoja "Parámetros" establece los valores de configuración y de uso, necesarios para la lectura y visualización de los datos obtenidos. Los más significativos son:
Código de licencia. Corresponde con el número de licencia asociado a la base de datos de Tlmplus.
Origen ODBC. Se ha de introducir el nombre del ODBC. En nuestro caso Tlmplus.
Usuario ODBC. Se introducirá el nombre de usuario para la conexión a la Base de Datos. En nuestro caso userSQL.
Contraseña ODBC. En el caso de que sea necesario se introducirá el password para la conexión del usuario anterior a la Base de Datos. En nuestro caso userSQL.
Empresa a considerar. Guarda la última empresa usada en la lectura de los datos.
Selección de contacto. Es el contacto por defecto que va a aparecer, en concreto el 1 que es el de por defecto del cliente.
Código de licencia. Corresponde con el número de licencia asociado a la base de datos de Tlmplus.
Origen ODBC. Se ha de introducir el nombre del ODBC. En nuestro caso Tlmplus.
Usuario ODBC. Se introducirá el nombre de usuario para la conexión a la Base de Datos. En nuestro caso userSQL.
Contraseña ODBC. En el caso de que sea necesario se introducirá el password para la conexión del usuario anterior a la Base de Datos. En nuestro caso userSQL.
Empresa a considerar. Guarda la última empresa usada en la lectura de los datos.
Selección de contacto. Es el contacto por defecto que va a aparecer, en concreto el 1 que es el de por defecto del cliente.
