• Índice
• Introducción
• Características
• Operatoria de Uso
• Detalle de Documentos
• Tabla: Cobros
• Confección de plantilla HTML en Microsoft Word
• Parámetros
• Demostración

Introducción

La reclamación de cobros a clientes es una tarea costosa en tiempo. Por lo tanto, es conveniente tener una herramienta para poder realizar las reclamaciones de cobros de la manera más eficaz posible.
El objetivo del presente informe es poder enviar mediante email o carta las reclamaciones de cobros de facturas, obteniendo los datos de los clientes directamente de la aplicación Tlmplus.

Características

La característica más importante del informe es la rapidez con que se puede hacer la tarea de reclamación de cobros. Sólo pulsando un par de botones, conseguimos hacer llegar a nuestros clientes lo que nos adeudan.
Algunos aspectos destacables son:

• Posibilidad de filtrado de los efectos de tesorería que corresponden a lo que tenemos pendiente de cobrar a los clientes.
• Ver un desglose de las facturas que corresponden al total a reclamar a un cliente, comprobando todos los datos asociados.
• Ver un total general de lo que nos adeudan todos los clientes, detallado por facturas.
• Parametrización completa del email a enviar para la reclamación de cobro: asunto, archivos adjuntos, plantilla del cuerpo del mensaje (html), campo "De", campo "CC"…
• Elección del contacto para enviar la reclamación de cobro.
• Uso y creación de nuevos filtros personalizados, que hacen el uso del informe más intuitivo.
• Posibilidad de incluir texto libre (mediante marcadores en Microsoft Word) en el cuerpo del mensaje a enviar como reclamación de cobro, que permiten personalizar el contenido.
• Posibilidad de imprimir la reclamación de cobro por si se quiere enviar por correo ordinario (por ejemplo, cuando no se conoce el email del remitente).

Operatoria de uso

Para confeccionar el informe situarse en la hoja "AvisosCobros" y pulsar el botón Generar situado el parte superior. Aparecerá la ventana de selección, donde se deberá indicar la empresa, la fecha a partir de la cual se deben obtener los importes y los contactos que se mostrarán (por defecto o de un departamento en concreto). Pulsar sobre el botón Aceptar para se inicie la lectura de los importes en cada uno de los apartados configurados. Cuando termina se indica mediante el mensaje apropiado.

Detalle de documentos

Se ha incluido en la parte superior de la hoja de "AvisosCobros" un apartado para filtrar los clientes que tienen facturas pendientes de cobrar. Se accede pulsando sobre el botón "+" que está a la izquierda y habría que rellenar los apartados correspondientes a "COBROS", que se detallan debajo de la pantalla adjunta:

Tabla: Cobros

Se obtiene la suma del importe de todos los documentos de cobro que cumplan las condiciones establecidas en cada columna:

Delegación: Si no se especifica nada, se tendrán en cuenta los documentos de todas las delegaciones de la empresa seleccionada. Se pueden indicar los códigos de las delegaciones separadas por comas. No es obligatorio.

Forma de Pago: Indicar los códigos de las formas de pago asociadas a los cobros que se quieran seleccionar. Si se especifica más de uno, se deben escribir separadas por comas. No es obligatorio.

Documento: Indicar el nombre o nombres del documento asociados a los efectos de cobro que se quieran seleccionar. No es obligatorio.

Estado: Es obligatorio indicar el estado en el que encuentran los efectos de cobro. Se pueden indicar más de uno y su valor puede ser:

• P = Pendiente de cobro.
• R = El efecto a sido incluido en una remesa
• C = El efecto ha sido cobrado

Situación: Es obligatorio indicar la situación en la que se encuentran los efectos de cobro:

• A = Aceptado. Contempla todos los efectos que no necesitan ser reclamados al cliente para llevar a cabo el cobro, bien por que somos nosotros los que giramos el efecto a la cuenta del cliente o bien por que ya tenemos en cartera el documento enviado por el cliente como un pagaré, cheque o letra aceptada.
• E = Pendiente de enviar. Nos permite contemplar los efectos de los cuales el cliente tiene que enviar un documento para su cobro: pagaré, cheque, transferencia, etc.


• D = Enviado. Es aplicable a los documentos que le enviamos al cliente para su aceptación.


• V = Pendiente de Aceptar. Nos permite controlar los efectos que necesitan aceptación por parte del cliente y deben ser enviados por nuestra parte.

Impagado: Es obligatorio indicar si los efectos a considerar están marcados como impagados en Tlmplus:

• 0 = No.
• 1 = Sí.

Retención: Es obligatorio indicar si los efectos a considerar están marcados como de retención en Tlmplus. Estos efectos se generan por ejemplo desde las facturas de obras cuando se establece un porcentaje de retención por concepto de garantía:

• 0 = No.
• 1 = Sí.

Previsión: Es obligatorio indicar si los efectos a considerar están marcados como de previsión de cobro en Tlmplus. Estos efectos se crean manualmente desde el mantenimiento de efectos de cobro. Pude servir por ejemplo, para indicar el cobro de alguna subvención oficial prevista y que se quiere considerar como disponible en tesorería:

• 0 = No.
• 1 = Sí.

Banco: Valor no obligatorio que sirve para indicar los códigos de los bancos en los que el efecto de cobro ha sido remesado. Si se desea, se pueden indicar varios códigos separados por comas. Actualmente solo tiene efecto sobre los documentos remesados.

Bloqueado: Es obligatorio indicar si los efectos a considerar están marcados bloqueados en Tlmplus. Estos efectos pueden servir para contemplar los efectos de dudoso cobro y que no han sido marcados como impagados. Por defecto los bloqueados no aparecen en los listados de cartera, por lo que siguiendo el mismo criterio, dichos efectos pueden separarse del resto:

• 0 = No.
• 1 = Sí.

Representante: Indicar los códigos de los representantes asociados a los documentos que se van a incluir en la selección. Se pueden indicar más de uno separados por comas. No es obligatorio. Puede servir para separar los documentos por delegaciones cuando se centraliza la cartera y la facturación.

Descontado: Valor no obligatorio que sirve para poder obtener los efectos remesados al descuento y que aún no se han desmarcado como descontado. Con estos efectos de un mismo banco, podemos obtener el riesgo acumulado en el banco, separado por fechas.

• 1 = Sí. Aún está pendiente de vencimiento o aún no tenemos notificación del banco de haberse cobrado.
• 0 = No. No tiene sentido para una previsión de tesorería, ya que se encuentra como cobrado, es decir, ya se ha desmarcado como descontado.

Fecha doc./vto./alta: Fecha a partir de la cual se debe obtener los importes.
Ejemplos:

• Vacía: Sin tope inicial.
• >=01/01/2006                                   : Desde el 1 de enero de 2006
• <FECHADEHOY                                   : Datos anteriores a la fecha de solicitada
• #FECHADEHOY,FECHADEHOY+30       : Desde la fecha de solicitada y 30 días después.

SQL: Sentencia SQL que se añadirá a la confeccionada por la aplicación.
Ejemplos:

• char1_gmtesoc LIKE '%RECLAMADO%'
• ref_ppg = 'ABONO'

Confección de plantilla HTML en Microsoft Word

Parámetros

Demostración